Thứ Bảy, ngày 05 tháng 7 năm 2008

Những Hàm cơ bản trong Excel

HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

Microsoft Excel, là một phần mềm ứng dụng rất hay. Nó là một công cụ để thống kê, tính toán và quản lý nhân sự và tài chính. Và là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giới kế toán. Chính vì vậy nó được áp dụng và sử lý rộng rãi trong các công ty, xí nghiệp hiện nay.

Do giới hạn của quyển sách này, cũng như để cho đúng với cái tiêu đề của nó. Chính vì vậy tôi chỉ để cập đến một số phần quan trọng, trước hết tôi xin giới thiệu 60 hàm cơ bản của Excel:

TÊN

Ý NGHĨA

CÚ PHÁP

Công thức luôn được bắt đầu bằng dấu bằng (=)

Len

Đến số ký tự

Len(địa chỉ)

Left

Cắt số ký tự bắt đầu từ bên trái

Left(địa chỉ, số ký tự cắt)

Right

Cắt số ký tự bắt đầu từ bên phải

Right(địa chỉ, số ký tự cắt)

Mid

Cắt số ký tự tùy ý

Mid(địa chỉ ,số ký tự bắt đầu, số ký tự kết thúc)

Upper

Chuyển ký tự thành ký tự hoa

Upper(địa chỉ)

Lower

Chuyển ký tự thành ký tự thường

Lower(địa chỉ)

Proper

Chuyển ký tự đầu của từ thành hoa

Proper(địa chỉ)

Trim

Xóa khoảng trắng vô nghĩa

Trim(địa chỉ)

Find

Tìm vị trí ký tự

Find( “ký tự tìm”, địa chỉ, vị trí thứ mấy)

Search

Tìm vị trí ký tự

Công dụng và cúp pháp giống hàm find, nhưng không phân biệt chữ hoa, thường

Substitute

Tìm và thay thế ký tự

Substitute(địa chỉ, “ký tự tìm”, “ký tự thay”, vị trí thứ mấy)

If

Hàm logic, tính theo điều kiện

If(điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)

And

Kết nối nhiều điều kiện cùng thỏa

And(điều kiện 1, điều kiện 2)

Or

Kết nối nhiều điều kiện nhưng trong đó chỉ cần một thỏa

Or(điều kiện 1, điều kiện 2)

Average

Tính trung bình cộng

Average(địa chỉ)

Max

Tìm số lớn nhất

Max(địa chỉ)

Min

Tìm số nhỏ nhất

Min(địa chỉ)

Count

Đếm giá trị số

Count(địa chỉ)

CountA

Đếm ký tự và số

Counta(địa chỉ)

Countblank

Đếm ô rỗng

Countblank(địa chỉ)

Countif

Đếm theo điều kiện

Countif(địa chỉ chứa điều kiện, “điều kiện”)

Sum

Tính tổng

Sum(địa chỉ)

Sumif

Tính tổng theo điều kiện

Sumif(vùng điều kiện, “điều kiện”, vùng giá trị tính)

Sumproduct

Tính tổng của tích

Sumproduct((địa chỉ 1), (địa chỉ))

Large

Tìm giá trị số lớn thứ n

Large(địa chỉ, lớn thứ mấy)

Small

Tìm giá trị số nhỏ thứ n

Small(địa chỉ, nhỏ thứ mấy)

Rank

Xếp hạng(trong đó kiểu = 0 là giảm dần, kiểu = 1 là tăng dần)

Rank(địa chỉ, kiểu)

Text

Định dạng biểu thức(>100 – 0,00,0.0,0.00)(<100>

Text(giá trị, “kiểu định dạng”)

Value

Chuyển giá trị số dạng chuỗi thành số để tính toán

Value(địa chỉ)

Round

Làm tròn số(trong đó đơn vì làm tròn = số âm làm tròn đến phần nguyên, bằng số dương làn tròn đến phần thập phân)

Round(giá trị, đơn vị làm tròn)

Vd:A1=37496.2748

Round(A1,2)=37496.27

Round(A1,-1)=37500

Int

Lấy phần nguyên nhỏ hơn gần nhất

Int(giá trị)

Trunc

Lấy phần nguyên

Trunc(giá trị) vd:trunc(10/3)=3

Mod

Lấy phần dư

Mod(số bị chia, số chia)

Sqrt

Tính căn bậc hai

Sqrt(giá trị) vd:sqrt(4)=2

Now

Trả về ngày, giờ hiện hành của hêu thống

Now()

Today

Trả về ngày hiện hành

Today()

Weekday

Trả về thứ của ngày trong tuần(trong đó 1 là chủ nhật)

Weekday(địa chỉ)

Day

Trả về giá trị ngày

Day(today())

Month

Trả về giá trị tháng

Month(today())

Year

Trả về năm

Year(today())

Data

Trả về ngày tháng năm

Data(năm, tháng, ngày)

Datavalue

Trả ngày dạng chuỗi thành biểu thức ngày

Datavalue(địa chỉ)

Hour

Trả về giờ

Hour(now())

Minute

Trả về phút

Minute(now())

Second

Trả về giây

Second(now())

Timevalue

Trả giờ dạng chuỗi thành biểu thức giờ

Timevalue(địa chỉ)

Time

Trả về giờ phút giây

Time(địa chỉ)

vd:(10.15.20)=10:15:20

Isna

Kiển tra lỗi #N/A(trong đó giá trị trả về true là lỗi, false là không lỗi)

Isna(hàm tham chiếu)

Isnumber

Kiểm tra dữ liệu có phải là kiểu số không(trong đó giá trị trả về true là kiểu số, false là không )

Isnumber(tham chiếu)

Isblank

Kiển tra dữ liệu trong ô có trống không(trong đó gía trị trả về true là không có dữ liệu, false có dữ liệu)

Isblank(địa chỉ)

Iserror

Kiểm tra công thức có sai không(trong đó giá trị trả về true là sai, false là không sai)

Iserror(địa chỉ)

Code

Trả ký tự về giá trị trong bảng mã Ascii

Code(“ký tự”)

Char

Trả ký số về giá trị trong bản mã Ascii

Char(“ký số”)

HÀM THAM CHIẾU

Chú ý: vùng tham chiếu luôn luôn được tuyệt đối($)

Hlookup

Tham chiếu theo dòng từ bảng phụ

(trong đó kiểu = 0 là so sánh chính xác, kiểu =1 là gần chính xác)

Hlookup(giá trị tham chiếu, vùng tham chiếu, số dòng giá trị lấy, kiểu)

Vlookup

Tham chiếu theo cột từ bản Phu (trong đó kiểu = 0 là so sánh chính xác, kiểu =1 là gần chính xác)

Vlookup(giá trị tham chiếu, vùng tham chiếu, số cột giá trị lấy, kiểu)

Match

Tham chiếu một chiều(tron đó vùng tìm kiếm phải là mảng một chiều, và kiểu = 0 là tìm kiếm chính xác, kiểu =1 là gần chính xác

Match(giá trị tìm kiếm, vùng bảng tìm kiếm, kiểu)

Index

Tham chiếu cột dòng từ bảng phụ(nếu số thứ tự dòng = 0, thì trả về giá trị là nguyên cột(mảng cột) và ngược lại.

Index(vùng bản phụ, số thứ tự dòng, số thứ tự cột)

HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU

Tên hàm(vùng bảng cơ sở dữ liệu, số thứ tự cột tính, vùng bảng điều kiện)

Trong đó vùng bảng CSDL gồm địa chỉ và cả tiêu đề.

STT cột tính là số thứ tự của cột được tính toán(cột đầu của vùng CSDL là 1).

Vùng điều kiện được xây dựng tại vị trí khác trên bảng tính theo yêu cầu sau:

+ Tiêu đề bảng điều kiện trùng với bảng CSDL khi điều kiện là giá trị copy

+ Tiêu đề bảng điều kiện khác với bảng CSDL khi điều kiện là công thức và luôn trả về kết quả là True hoặc False.

Trong trường hợp phải sử dụng nhiều điều kiện thì:

+ And – Sẽ được đặt cùng dòng

+ Or - Sẽ được đặt lệch dòng

Dsum

Tính tổng giá trị dựa trên vùng điều kiện

Dsum(vùng bản CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện)

Daverage

Tính trung bình cộng dựa trên vùng điều kiện

Daverage(vùng bản CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện)

Dmax

Tìm số lớn nhất dựa trên vùng điều kiện

Dmax(vùng bản CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện)

Dmin

Tìm số nhỏ nhất dựa trên vùng điều kiện

Dmin(vùng bản CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện)

Dcount

Đếm giá trị số dựa trên vùng điều kiện

Dcount(vùng bản CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện)

DcountA

Đếm ký tự số và ký tự dựa trên vùng điều kiện

Dcounta(vùng bản CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện)

Đếm số từ trong một ơ (cell) của Excel 2003
Bạn dng cơng thức sau để đếm số từ trong một ô:
=IF(LEN(TRIM(A1))=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(A1," ",""))+1)

BẢNG MÃ LỖI

MÃ LỖI

Ý NGHĨA

#VALUE

Không tính được, trị sai

#N/A

Gia trị tham chiếu không tồn tại

#NAME?

Không nhận được tên hàm

#NUM!

Trị số không hợp lệ

#DIV/0

Phép chia cho không

#REF!

Không tham chiếu đến được

#NUL!

Rỗng

SAO CHÉP:

Edit/Paste Special…

  • All: Sao chép tất cả các yếu tố liên quan đến ô.
  • Formulas: Sao chép công thức.
  • Values: Sao chép giá trị.
  • Formats: Sao chép định dạng.
  • Comments: Sao chép chú thích trong ô nếu có.
  • Validation: Sao chép biểu thức quy định tính hợp lệ của dữ liệu nhập.
    Operation-Sao chép có sử dụng toán tử
  • None: không sử dùng toán tử khi Sao chép
  • Add: Sao chép cộng(kết quả= ô đích+ô nguồn)
  • Subtract: Sao chép trừ (kết quả = ô đích+ô nguồn)
  • Multiply: Sao chép nhân(kết quả = ô đích*ô nguồn)
  • Divide: Sao chép chia(kết quả = ô đích/ô nguồn)

q Skip blanks: bỏ qua những ô rỗng(không chưa dữ liệu)

q Transpose: Sao chép chuyển vị(cột thành dòng, và ngược lại)

* Paste Link: Sao chép có liên kết, nếu dữ liệu thay đổi, dữ liệu đích cũng thay đổi theo.

ĐỊA CHỈ:

Là cách gọi để phân biệt ô hoặc khối ô giữa các ô và khối ô khác trong bảng tính.

Địa chỉ ô: là sự kết hợp giữa ký hiệu cột và dòng

Địa chỉ khối: là sự kết hợp giữa ô đầu và ô cuối, ngăn cách nhau bởi dấu 2 chấm(:).

PHÂN LOẠI:

Có 3 loại:

Địa chỉ tương đối: khi thay đổi ô kết quả thì địa chỉ của các ô tham chiếu cũng thay đổi theo.

Địa chỉ tuyệt đối: khi thay đổi ô kết quả thì địa chỉ của ô tham chiếu không thay đổi theo.

Vd:$Column $row

Địa chỉ hỗn hợp: là sự kết hợp giữa địa chỉ tương đối và tuyệt đối.

Vd:$Column row

CÁC KIỂU DỮ LIỆU:

Kiểu chuỗi: Bao gồm các ký tự :A-Z, a-z, 0-9

Đặc điểm: Luôn được canh trái, khi sử dụng kiểu chuỗi trong công thức luôn được đặt trong dấy nháy kép(“”).

Các phép toán: &

Kiểu số: Bao gồm 0-9

Đặc điểm: luôn được canh phải trong ô

Các phép toán: +, -, *, /, ^, %.

Kiểu lý luận: Là kiểu logic, thường được dùng làm điều kiện trong các hàm so sánh.

Đặc điểm: Luôn trả về 1 trong 2 giá trị là: True hoặc False

CÁC PHÉP TOÁN:

PHÉP TOÁN

TƯƠNG ĐƯƠNG

Equel to

=

Greater than

>

Less than

<

Greater than or Equel to

>=

Less than or Equel to

<=

Not Equal to

< >

Kiểu ngày giờ:Date, Time:

Kiểu ngày: Date

Đặc điểm: Luôn được canh phải trong ô, không có phép cộng ngày

Các phép toán:

“Ngày”-“Ngày” = Số

“Ngày” ± Số = Ngày

Kiểu giờ: Time

Đặc điểm: luôn được canh phải trong ô, không có phép trừ cho số

Các phép toán:

“Giờ “ ± “Giờ” = Giờ

Kiểu công thức: Bao gồm các toán tử, toán hàm, địa chỉ, hàm…

Đặc điểm: Luôn bắt đầu bằng dấu bằng( = ), mức độ ưu tiên trong công thức giống như trong toán học: nhân chia trước, cộng trừ sau. Trong ngoặc trước, ngoài ngoặc sau.

Công thức mảng: là lập công thức để tính kết quả cho khối cột hoặc khối dòng. Khi xây dựng công thức mảng luôn được kết thúc bởi :Ctrl+Shift+Enter

Vd: Tổng số mặt hàng tivi:

=Countif(A2:A5),”tv.*” = count(if(left(A2:A5,2)=”TV”,1,””)

Vd2: tính tổng thành tiền các mặt hàng TV có số lượng <>

=Sum(if(left(A2:A5,2)=”TV”, IF(B2<8,>

ĐỊNH DẠNG:

Format/Cells…Tab Number:

General: Định dạng chung cho kiểu dữ liệu

Number: Định dạng cho các dữ liệu số

+Decimal Place(2) – quy định mấy số lẻ

+Use 100 Suparator(,) – phân cách hàng ngàn

Currency: Quy định kiểu tiền tệ

Date: Lựa chọn cách biểu diễn dữ liệu dạng ngày

Time: Lựa chọn cách biểu diễn dữ liệu dạng ngày

Percentage:Quy định cách biểu diễn dữ liệu kiểu phần trăm(%)

Scientifie: Biểu diễn dữ liệu số kiểu khoa học.

Vd:1.000.000=1*106=1E+6

Vd2: -1.000.000= -1*106= -1E+6

Fraction: Biểu diễn theo kiểu phân số: 0.5 – ½ - 2/4

Zipcode: Biểu diễn 1 mã số

Custom: Tùy ý định dạng cho các kiểu dữ liệu.

Chú ý: 0 – đại diện cho 1 ký tự số, nếu không có thì được thay thế bởi số 0.

# - đại diện cho 1 ký tự số, nếu không có thì được bỏ trống.

ĐỊNH DẠNG ĐIỀU KIỆN:

Là định dạng dữ liệu mà bảng tính căn cứ vào điều kiện:

Tô khối vùng dữ liệu, chọn:

Format/Conditional formatting

Add: thêm điều kiện

Delete: xóa điều kiện

Format: định dạng bảng tính căn cứ vào điều kiện

Trong Condtion1 có hai lựa chọn:

1-Cell Value is : Định dạng theo giá trị trong ô

2-Formula is : Định dạng theo công thức

Chú ý: thiết lập công thức luôn có dấu “=”, luôn trả về kết quả True hoặc False

Sử dụng địa chỉ đầu tiên của khối để thiết lập công thức.

Trong trường hợp căn cứ vào điều kiện 1 dòng(mẫu tin)thì cố định địa chỉ cột cho các địa chỉ sử dụng trong công thức.

SẮP XẾP:

Tô khối bảng dữ liệu, chọn:

Data/Sort

Sort by: chọn khóa

· Ascending: xếp tăng dần

· Descending:xếp giảm dần

Trong mục My list has: xếp hay không xếp dòng tiêu đề

PHÂN NHÓM CSDL:

Là việc phân chia CSDL ra thành từng nhóm và lựa chọn tính toán trên đó:

Sắp xếp bảng CSDL theo cột được phân nhóm, tô khối bảng CSDL, chọn:

Data/Subtotals

At each change in: chọn cột phân nhóm

Use function : chọn hàm tính toán

Add subtotal to: chọn những cột nào muốn thực hiện thống kê, tính toán trên đó

q Replace current subtotals: thay thế Subtotal hiện hành trước đó

q Page break between groups: ngắt trang cho từng nhóm

q Summary below data: tạo dòng tổng cộng cho tất cả các nhóm

Ø Remove All: xóa tất cả các SubTotal hiện có.

KIỂM TRA NHẬP DỮ LIỆU TRONG EXCELL:

Tô khối vùng bảng tính cần kiểm tra trước khi nhập liệu, chọn

Data/Validation

Tab Settings: thiết lập việc kiểm tra, trong đó mục Allow:

An ny value: kiểu dữ liệu bất ký

Whole number: kiểu số

Decimal: kiểu thập phân

Data: kiểu ngày

Time: kiểu giờ

List: kiểu danh sách

Custom: thiết lập công thức để kiểm tra vùng dữ liệu cho các kiểu tùy ý: trong đó công thức luôn trả về giá trị True hoặc False, công thức không được dài quá 500 ký tự.

Vd:thiết lập công thức kiểm tra dữ liệu nhập cho cột mã nhân viên như sau:

Chiều dài 5 ký tự, 2 ký tự đầu là số thứ tự, 2 ký tự tiếp là mã phân ban, ký tự cuối là A hoặc B

Công thức:

=And(Len(A2)=5, Code(Left(A2,1) >= 48, Code(Mid(A2,2,1)) >= 48, Isna(Match(Value(Mid(A2,3,1)),A11:A13,0))=False, Or(Code(Right(A2,1)=65, Code(Right(A2,1)=66))

Data: lựa chọn phép toán

q Ignore blank: bỏ qua những ô trống

q Apply these changes to all other cells with the same settings: chọn, nếu muốn tác động các thay đổi, nếu có, đến những phạm vi khác nếu chúng có cùng kiểu quy định.

Ø Clear All: xóa tất cả các quy định

Tab Input Message: để xây dựng ToolTip hướng dẫn cho địa chỉ, trong đó:

Title: xây dựng tiêu đề

Input message: xây dựng nội dung

q Show input message when cell is selected: bật/tắt thông báo về điều kiện quy định khi ô được chọn.

Tab Error Alert: Để xây dựng cửa sổ báo lỗi, trong đó:

Style: biểu tượng thông báo

Title: xây dựng tiêu đề

Error message: xây dựng nội dung báo lỗi

q Show error alert affter invalid data is entered: bật/tắt thông báo lỗi ngay sao khi dữ liệu được nhập vào.

TRÍCH LỌC TRÊN CSDL:

Là việc lọc ra các mẫu tin từ bảng CSDL dựa trên điều kiện,trong đó:

Trích lọc tự động ngay trên bảng CSDL:

Tô khối, chọn:

Data/Filter/Auto filter, nhấp mũi tên để chọn kiểu lọc, trong đó:

All: liệt kê tất cả các dữ liệu

Top 10: liêt kê 10 dòng đầu tiên

Custom: thiết lập điều kiện tùy ý, trong đó:

Begin with: bắt đầu với

End with: kết thúc với

Not begien with: không bắt đầu với

Not end with: không bắt đầu với

Contain: chứa đựng giá trị

Not contain: không chứa đựng giá trị

Chú ý: Đối với trường hợp có từ 2 điều kiện trở lên hoặc với các cột khác nhau thì chức năng này không thực hiện được

Trích lọc ra một bảng riêng: dựa và bảng điều kiện được thiết lập tại vị trí khác trên bảng tính

Thiết lập bảng điều kiện: giống như bảng điều kiện của hàm CSDL, đã đề cập ở bước trước.

Tô khối bảng CSDL, chọn:

Data/Filter/Advanced filter

Filter the list, in-place: trích lọc ngay trên bảng CSDL

  • copy to another location: trích lọc dữ liệu ra vị trí khác

List range: địa chỉ CSDL

Criteria range: địa chỉ vị trí cần copy ra

q Unique records only: loại bỏ những mẫu tin trùng lặp

TRÍCH LỌC CSDL CHỈ VỚI MỘT SỐ CỘT QUY ĐỊNH:

Xây dựng bảng kết quả với một số cột (fiell) quy đinh, có tên fiell trùng với tên fiell của bảng CSDL.

Xử dụng chức năng Advanced như bình thường, nhưng Copy to:được lấy địa chỉ của bảng kết quả .

Chú ý:ta nên lấy dư 1 vài dòng trống để quá trình lọc được đầy đủ.

THỐNG KÊ TỔNG HỢP:

Dùng để thống kê tổng hợp từ 1 hoặc nhiều bảng CSDL thành 1 bảng tổng hợp dựa trên các bảng dữ liệu:

Tạo cấu trúc của bảng tổng hợp, có tiêu đề trùng với tiêu đề của các cột tổng hợp

Tô khối bảng tổng hợp và các dòng trống để lưu trữ kết quả, chọn:

Data/Consolidate

Reference: địa chỉ của các bảng CSDL được tham chiếu, cột đầu tiên của vùng tham chiếu phải trùng với cột đầu tiên của bảng tổng hợp

All references: lưu chưa tất cả các vùng dữ liệu được tham chiếu thông qua Add

Chọn þ Top row, þ Left column

Browse…:dùng để mở tập tin CSDL khác của bảng excell

q Create links to source data: tạo liên kết giữa bảng tổng hợp và bảng tham chiếu khi khác Sheft hoặc khác tập tin.

ĐỒ THỊ

Là cách biểu diễn dữ liệu dưới dạng hình ảnh.

Được thiết lập qua 4 bước:Insert/Chart…

Bước 1:Chart Type: Lựa chọn kiểu đồ thị

Bước 2: Data Source: Xác định vùng dữ liệu vẽ đồ thì(nếu tô khối trước đó rồi thì bỏ qua bước này.

Bước 3: Chart Option: Xác định thông số cho đồ thị:

Trong đó Tab Titles, với những quy định sau:

Char title: Tên đề đồ thị

Category(x)axis:Tên trục hoành

Value(y)axis: Tên trục tung

Tab Axes, với những quy định sau:

q Category(x)axis: Bật/Tắt giá trị trục hoành

q Value(y)axis: Bật/Tắt giá trị trục tung

  • Automatic: Tự động nhận dạng nhóm nhãn
  • Category: Nhóm nhãn quy định ở mục Category Axis Label
  • Time-scale: Biểu thị nhóm nhãn theo dạng ngày

Tab Gridlines, với nhưng quy định sau:

Category(x)axis: Bật/Tắt/Mật độ đường lưới ngang

Value(y)axis: Bật/Tắt/Mật độ đường lưới dọc

Tab Legend, với những quy định sau:

q Show Legend: Hiện/Ẩn bảng chú thích

Mục Placement: Quy định vị trí đặt bảng chú thích

Tab Data Labels, với nhũng quy định sau:

Mục data labels: Các thông số về nhãn của dữ liệu, trong đó

None: không dùng nhãn

Show value: hiển thị giá trị làm nhãn

Show percent: hiển thị giá trị dạng phần trăm

Show label: hiển thị hiển thị nhóm nhãn trên trục x lên đồ thị

Show label and percent: hiển thị nhóm nhãn và giá trị dạng phần trăm

Show bubble size: hiển thị kích thước bọt của đồ thị

q Legen key next to label: Bật/Tắt các ký hiệu của chuỗi dữ liệu trong hộp chú thích.

Tab Data Table: Hiện/Ẩn bảng dữ liệu

Bước 4: Chart Location: Xác định vị trí đặt độ thị, trong đó:

As new sheet: Nằm trên 1 Sheet riêng

As Object in: Nằm trên Sheet hiện hành

ĐỊNH DẠNG:

Do đồ thị được tạo ra bởi kết hợp nhiều thành phần, nên định dạng đồ thị là định dạng trên từng thành phần. Nhấp chuột phải vào thành phần, chọn Format…

IN ẤN TRONG EXCELL

Xem Tổng Quat Trang In:

File/Print Preview, xuất hiện hộp thoại, trong đó:

Next: Hiển thị trang in kế tiếp(nếu có)

Previous: Hiển thị trang in trước

Zoom: Phóng to/Thu nhỏ

Print: Chuyển sang hộp thoại Print

Setup: Chuyển sang hộp thoại Page Setup

Margin: Bật/Tắt các đường biên của lề và cột

Page Break Preview: xem các dấu ngắt trang

In Ra Máy In:

File/Print:

  • Selection: In phần hiện được đánh dấu
  • Active sheet: In sheet hiện hành
  • Entire workbook: In tất cả các sheet trên book

Properties: xem các thông số kỹ thuật về máy in.

Print to file: in bảng tính thành một file dưới dạng nhị phân.

Number of copies: Xác định số bản in ra bao nhiêu

Collate: Bật/Tắt việc chọn in theo từng bộ hay từng trang.

Preview: Trở lại cửa sổ Preview

Quy Định Các Thông Số Về Trang In:

File/Page Setup:

Tab Page, bao gồm:

Portrait: in dọc

Landscape: in ngang

Adjust to: xác định tỉ lệ phóng/thu so với kích thước chuẩn, hoặc

Fit to: in vừa vặn với bao nhiêu trang do ta chỉ định.

Paper Size: chọn khổ giấy(A3=297 x 420, A4=210 x 297, A5 = 148.5 x 210).

Print Quality: Chọn độ phân giải khi in(phụ thuộc vào từng máy in cụ thể).

First page number: chọn cách đánh số cho trang đầu tiên(nên chọn Auto)

Print: trở về cửa sổ để bắt đầu in.

Print preview: xem lại trang in

Options: xác định thêm 1 số thông số khác.

Tab Margins, bao gồm:

Quy định và thiết lập những thông số về lề của giấy, trong đó:

q Horizontally: canh giữa theo chiều ngang của trang in.

q Vertically: canh giữa theo chiều dọc của trang in.

Tab Header/Footer, bao gồm:

Các thiết đặt cho tiêu đề trang in

Tab Sheet, bao gồm:

Print area: xác định vùng in bằng địa chỉ.

Prin titles: chọn những dòng trên (Rows to repeat at top)hoặc cột trái (Columns to repeat at left)nào sẽ được in lặp lại ở mỗi đầu trang mới.

Prin: chỉ định các yếu tố trên bảng tính có được in ra hay không, trong đó:

q Gridlines: bật/tắt in đường lưới.

q Back and white: In trắng đen

q Draft quality: In nháp

q Row and column headings: bật/tắt in heading(dòng/cột địa chỉ)

Comments: bật/tắt in chú thích trong ô(nếu có)

Page order: chọn thứ tự in: in xuống rồi sang trái(Down, then over), hoặc in sang trái rồi xuống(Over, then down).

Thanh Hùng Trích Tuyển